Menu

Procedury wyjazdowe – informacje dla pracowników

Informacje dla wyjeżdżających pracowników uczelni oraz dla doktorantów studiów doktoranckich przy Kolegiach

 

Pracownicy uczelni oraz doktoranci studiów doktoranckich przy Kolegiach wyjeżdżający za granicę proszeni są o:

  • zapoznanie się z poniższą procedurą, która dotyczy wszystkich pracowników SGH wyjeżdżający służbowo lub w ramach urlopów naukowych
  • wypełnienie dokumentów przedwyjazdowych, uzyskanie podpisów przełożonych i dysponentów środków finansowych oraz złożenie w ich Centrum Współpracy Międzynarodowej (CWM) najpóźniej 2 tygodnie przed planowanym wyjazdem.
  • Pracownicy wyjeżdżający za granicę ubezpieczeni są zgodnie z terminami podanymi w dokumentach wyjazdowych w firmie CHUBB (z wyjątkiem pracowników wyjeżdżających w ramach programu Erasmus+ KA131 oraz Erasmus+ KA171, którzy ubezpieczają się samodzielni)

poniżej 

  • informacja o zakresie ubezpieczenia
  • instrukcja instalacji i rejestracji Aplikacji CHUBB Travel Smart

Dostęp do aplikacji Chubb Travel Smart:

Dla użytkowników urządzeń z systemem iOS

Dla użytkowników urządzeń z systemem Android

 

CWM informuje, że dokumenty związane z organizacją wyjazdu procedowane są wyłącznie poprzez system EZD. 

W poniższych sekcjach znajdziecie Państwo linki do wymaganych dokumentów w podziale na etapy organizacji wyjazdu jak również informacje uzupełniające.

Prosimy o elektroniczne wypełnienie dokumentów i przesłanie ich za pośrednictwem systemu EZD. Wszystkie dokumenty powinny być zgromadzone w jednej koszulce, której nazwa powinna zawierać następujący opis: „NAZWISKO, IMIĘ, KRAJ WYJAZDU, DATY POBYTU ZA GRANICĄ”.

W skład dokumentów wchodzą: 

  • wniosek wyjazdowy, 
  • wniosek o płatny urlop, 
  • wniosek o zaliczkę.

Wszystkie druki dostępne są poniżej.

  • Jeżeli wyjazd jest finansowany ze środków projektowych, po akceptacji przez pracownika wyjeżdżającego, Kierownika, Dziekana, dysponenta środków finansowych oraz Dział Obsługi Projektów, koszulkę z zaakceptowanymi dokumentami należy przekazać do pracownika Centrum Współpracy Międzynarodowej (CWM).
  • Jeżeli wyjazd jest finansowany z innych źródeł, po akceptacji przez pracownika wyjeżdżającego, Kierownika, Dziekana, dysponenta środków finansowych,  koszulkę z zaakceptowanymi dokumentami należy przekazać do pracownika Centrum Współpracy Międzynarodowej (CWM).
PRZED WYJAZDEM

            oraz program wydarzenia zagranicznego

            oraz dzienny plan pobytu zagranicą 

PO POWROCIE [rozliczenie wyjazdu]

Pracownik realizujący wyjazd służbowy [poza mobilnościami Erasmus+] zobowiązany jest do dokonania rozliczenia finansowego poprzez przesłanie [w EZD] do Działu Księgowości Finansowej [p. Katarzyna Skibińska] uzupełnionych i zaakceptowanych przez pracownika i jego przełożonych poniższych dokumentów:

  • bilet lotniczy i karty pokładowe lub bilet kolejowy [skan, bilet elektroniczny]
  • faktura za hotel [z nadanym numerem RPW] wraz z opisem
Dokumenty uzupełniające
INFORMACJE DODATKOWE

 Spis krajów z wyszczególnieniem: wysokości diet za dobę podróży oraz limitem na nocleg w hotelu (aktualizacja rozporządzenia MPiPS z dn. 25.10.2022) ​

 

Zakup biletów lotniczych dla gościa SGH

Procedura składania w Centrum Współpracy Międzynarodowej „Wniosku o zakup biletu lotniczego dla gościa SGH”

  1. Złożenie Wniosku: Wniosek o zakup biletu lotniczego (dalej: Wniosek) wraz ze skanem zaproszenia należy złożyć do CWM przez system EZD co najmniej 1 miesiąc przed planowaną podróżą.
  2. Akceptacja Wniosku: Wniosek składa osoba zapraszająca. Przed jego przekazaniem w EZD do CWM, musi uzyskać akceptację dysponenta środków. CWM następnie przekazuje Wniosek do akceptacji odpowiednich jednostek. Akceptacji w EZD należy dokonać poprzez akceptację monitem załącznika [prosimy nie podpisywać podpisem kwalifikowanym].
  3. Rezerwacja: Po uzyskaniu wszystkich niezbędnych akceptacji, CWM dokona rezerwacji i prześle potwierdzenie na adres e-mail podany w Wniosku.
  4. Propozycje rezerwacji: Jeśli dostępnych jest kilka połączeń w różnych cenach, CWM przedstawi więcej niż jedną propozycję rezerwacji.
  5. Zgoda na zakup: Po zaakceptowaniu przez osobę zlecającą wskazanej rezerwacji, bilet zostanie wykupiony. Zgoda na zakup powinna być przesłana drogą elektroniczną do pracownika CWM obsługującego zlecenie.
  6. Dodatkowe wnioski: Jeśli bilet ma być zakupiony poza umową z firmą wybraną w przetargu SGH lub dotyczy biletu krajowego, dysponent środków musi złożyć odpowiedni wniosek w systemie Workflow (WF), dołączając uzasadnienie oraz numer WF.
  7. Klasa biletu: CWM rezerwuje bilety w klasie ekonomicznej. Zlecenie zakupu biletu w klasie wyższej niż ekonomiczna wymaga pisemnej zgody Rektora, która powinna być załączona do Wniosku w systemie EZD.
  8. Rezygnacja z biletu: W przypadku rezygnacji z wykupu biletu lub niewykorzystania wystawionego biletu, osoba zainteresowana musi niezwłocznie poinformować pracownika CWM obsługującego zlecenie.

Centrum Współpracy Międzynarodowej

Dorota WALEWSKA
pok. 14, bud. A
ul. Rakowiecka 24
tel.: 22 564 98 48
e-mail: dorota.walewska[@]sgh.waw.pl